Adobe 팀 라이선스, 몇 좌석부터 시작할까

결론부터 말하면, 좌석은 디자인 업무를 맡은 인원 기준이 아니라 월 단위로 실제 파일을 편집하는 인원 기준으로 잡아야 정확합니다. 처음부터 넉넉하게 계약하면 쓰지 않는 좌석이 남고, 너무 빠듯하게 잡으면 작업이 밀립니다. 사용 빈도로 인원을 세 갈래로 나눠 보면 적정 좌석 수가 금방 드러납니다.

먼저 인원을 세 갈래로 나눕니다

• 매일 쓰는 인원 — 디자이너나 영상 편집자처럼 하루 대부분을 툴 안에서 보냅니다. 전용 좌석이 필요합니다
• 가끔 쓰는 인원 — 마케터나 기획자처럼 시안을 손보거나 이미지를 뽑는 정도입니다. 좌석을 돌려 쓸 수 있는지 따져 봅니다
• 보기만 하는 인원 — 검토와 승인만 합니다. 좌석 대신 공유 링크나 무료 뷰어로 충분한 경우가 많습니다

이 구분만 해 봐도 실제 필요한 좌석이 처음 생각한 수보다 줄어드는 경우가 많습니다. 특히 세 번째 그룹에 좌석을 배정해 두고 몇 달씩 방치하는 사례가 흔합니다.

좌석 공유는 어디까지 되나

팀 라이선스의 좌석은 개인 계정에 배정되고, 관리 콘솔에서 다른 사람에게 옮길 수 있습니다. 퇴사자나 프로젝트가 끝난 인원의 좌석을 회수해 재배정하는 방식이 정석입니다. 다만 한 계정을 두 사람이 번갈아 쓰는 방식은 약관에 어긋나고 동시 로그인 제한 때문에 실무에서도 곧 문제가 됩니다. 여기서 말하는 공유는 계정 돌려쓰기가 아니라 좌석 재배정입니다.

좌석을 늘릴 때와 줄일 때

• 같은 파일을 두 사람이 동시에 열어야 하는 상황이 반복될 때
• 외주로 넘기던 작업을 내부에서 소화하기 시작할 때
• 좌석을 기다리느라 일정이 밀린 기록이 쌓일 때

반대로 분기 내내 로그인 기록이 없는 좌석이 보이면 회수 대상입니다. 관리 콘솔의 사용 현황을 분기에 한 번만 확인해도 낭비를 상당 부분 줄일 수 있습니다.

계약 전에 확인할 것

갱신일이 부서별로 흩어지면 관리가 어려워집니다. 좌석을 나눠 사더라도 갱신일은 한 날짜로 모으는 편이 예산 편성과 좌석 조정 모두 수월합니다. 또 계약 기간 중간에 좌석을 늘리는 절차와 줄이는 절차가 다르므로, 시작 좌석은 확실한 인원으로만 잡고 필요할 때 추가하는 쪽이 안전합니다.

정리하면 사용 빈도로 인원을 나누고, 확실한 인원부터 좌석을 배정한 다음, 관리 콘솔의 사용 현황을 보며 조정하는 순서가 가장 낭비가 적습니다. 소프트닥터는 팀 구성과 작업 흐름을 함께 보고 Adobe Creative Cloud for teams 좌석 구성을 제안해 드립니다.